Heisterkamp

De uitdaging en de opdracht

Heisterkamp Transportation Solutions biedt een uniek totaalconcept voor de gehele transportsector. Met zeven vestigingen in Europa en een personeelsbestand van circa 1.400 medewerkers biedt de Heisterkamp Groep alles op het gebied van Truck en Trailer Rental & Leasing, Trailer & Truck Service, Breakdown Service, Used Trucks en Commercial Vehicles.

Vanwege de snelle groei van Heisterkamp Used Trucks ontstaan er voor deze divisie allerlei uitdagingen en behoeften in het dagelijks werk:

Uitbreiding met nieuwe collega’s
De manier van werken verandert doordat je met meerdere mensen hetzelfde takenpakket hebt
De behoefte om gegevens centraal beschikbaar te hebben
De behoefte om handelingen te automatiseren zodat ze minder tijd kosten
De behoefte om handelingen van elkaar inzichtelijk te hebben

Heisterkamp Used Trucks is een groeiende organisatie en kent deze ‘groeipijn’. De manier van werken is prima, maar door de groei voldoet de werkwijze niet meer. Door het gebrek aan overzicht wordt de controle lastiger en dat heeft vanzelfsprekend een negatief effect op de groei van het bedrijf.

Het is de kunst om in een organisatie als deze een systeem uit te denken en te ontwikkelen tot een efficiënt workflowsysteem dat gemak, snelheid en inzicht brengt. Dat vereist ook aanpassingsvermogen van de medewerkers die gewend zijn op hun eigen manier te werken.

Voor de divisie Heisterkamp Used Trucks is Enrise gevraagd om tijdrovende dagelijkse handelingen te automatiseren en informatie over gebruikte trucks en trailers snel en centraal inzichtelijk te maken. Daarbij moet rekening gehouden worden met de toekomstige groei van Heisterkamp Used Trucks en de mogelijkheid om ook andere typen voertuigen dan alleen trucks te verwerken.

De oplossing

Voor het bedenken en ontwikkelen van een automatiseringsproces startten we met een zogeheten Sprint 0. Samen met de mensen van Heisterkamp Used Trucks hebben we het huidige proces in kaart gebracht en daarbij vragen gesteld zoals:

Welke stappen zitten er in het proces?
Welke stappen zijn essentieel in dit proces?
Wie voert de stappen uit?
Wanneer voer je bepaalde stappen uit?
Welke afhankelijkheden zitten er in de verschillende stappen?
Welke stappen kunnen geautomatiseerd worden?

Met de antwoorden op dit soort vragen hebben we de gewenste situatie geschetst, met stappen die gebundeld, geschrapt of geautomatiseerd kunnen worden. In een klikbaar wireframe (interactie-ontwerp) gaven we een impressie van het toekomstige workflowsysteem.

Met schaven en slijpen zijn we tot een opzet gekomen die resulteert in een ideale flow waarin benodigde stappen en afhankelijkheden verwerkt zijn. Op basis daarvan stelden we een product backlog op met Epics en User stories die bepalen welke functionaliteiten verwerkt worden tot een gestroomlijnd workflowsysteem.

Het resultaat

Met een doorlooptijd van 8 maanden is een webapplicatie geïmplementeerd waarmee medewerkers kunnen inloggen met hun vertrouwde gegevens, ongeacht de locatie. De applicatie is geoptimaliseerd voor mobiele schermen, zodat het op elk device te gebruiken is. Alleen deze stap al is een grote stap voorwaarts voor medewerkers.

De applicatie richt zich naast alleen vrachtwagens ook op andere voertuigen. Feitelijk kan elk type voertuig verwerkt worden, al hebben we voor nu alleen gezorgd voor Trucks en Trailers. Afhankelijk van het type worden bepaalde gegevens en stappen getoond of weggelaten, zodat je je altijd kunt focussen op wat je echt nodig hebt. Zo worden bij trailers geen velden getoond die te maken hebben met de motor of versnelling, terwijl ze wel zichtbaar en verplicht zijn bij de trucks.

Het hele proces van aankoop tot verkoop wordt bijgehouden in de applicatie. Daarin zitten enkele regels, stappen en afhankelijkheden die in een workflow-engine zijn opgenomen. Zo mag stap 3 pas worden uitgevoerd als de stappen 1 en 2 voltooid zijn. Een stap is pas voltooid als alle gegevens ingevuld zijn. Zo wordt voorkomen dat trucks verkocht worden met incomplete of onduidelijke gegevens.

Dankzij de geautomatiseerde processen binnen de webapplicatie is alle noodzakelijke informatie beschikbaar voor iedereen en kunnen medewerkers meer tijd besteden aan het optimaliseren van processen in plaats van werken in het proces. Door het toegenomen vertrouwen in informatie benadert Heisterkamp Used Trucks nu proactief de markt met inkoop en verkoop van gebruikte vrachtwagens en trailers.