Vernieuwd en toekomstbestendig Kleding Management Systeem (KMS)

Inleiding

Heigo is specialist in de ontwikkeling, productie en verkoop van hoogwaardige werkkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen. Begin 2022 werd het concern geconfronteerd met een ongemakkelijke waarheid: cruciale componenten van hun Kleding Management Systeem (KMS) konden niet langer op ondersteuning van leveranciers rekenen. De continuïteit van Heigo liep door deze End Of Life (EOL) onverantwoorde risico’s. Bovendien zorgde het oude systeem voor een inefficiënt bestelproces. Gebruikers werden in het oude KMS gedwongen om diverse Excel-formulieren in te vullen. Dit zorgde voor dubbele waarheden in de data met alle bijbehorende problemen. Vooral wijzigingen in bulk resulteerde voor zowel klanten als medewerkers in veel kostbaar en tijdrovend handwerk. Om Heigo een toekomstbestendig KMS te garanderen werd gekozen voor een complete rebuild. Met als resultaat een snelle en effectieve B2B webshop en gebruiksvriendelijk achterliggend admin systeem.

Resultaat

De meest in het oog springende feature van het nieuwe KMS is de snelheid. Vooral binnen de zoekfunctie van de webshop. En ook niet onbelangrijk: gebruikers vinden daadwerkelijk wat ze zoeken. In een database met duizenden producten, tienduizenden bestelbare producten (dit is jargon voor een combinatie van product + maat + kleur) en honderdduizenden verschillende prijzen betekende dit een flinke impact in het bestelproces. Eindgebruikers kunnen nu in drie kliks hun orders bestellen. Hierdoor zijn achterliggende processen, waar voorheen 10 Excel-sheets voor nodig waren, teruggebracht naar 1 Excel-sheet. Ook werkt Heigo nu met één enkele waarheid die altijd in hun business software is terug te vinden. Het resultaat is een gestroomlijnde bedrijfsvoering die minder leunt op foutgevoelig handwerk. Omdat de huidige webshop de wensen en eisen van terugkerende klanten onthoudt, is het aantal retouren ook verlaagd, wat weer een aanzienlijke kostenbesparing betekent.     

Technische aanpak

De markt rondom bedrijfskleding vergt een specialistische aanpak. Het draait veelal om (Europese) aanbestedingen met unieke eisen en wensen. Om in deze vraag te kunnen voorzien is een zo efficiënt mogelijk bestel- en leverproces essentieel. Daarom hebben we het KMS volledig op maat herbouwd. Onze uitdaging hierin was: een complex systeem zo eenvoudig mogelijk te laten werken voor zowel beheerder als eindgebruiker. 

Heigo heeft wat developers noemen een ‘uitgebreide permissieboom’. Dat betekent dat de vele contracten die Heigo met klanten sluit, zorgen voor eindeloze variaties in rollen en zogeheten permissies die aan users kunnen worden toegekend. Met het nieuwe KMS heeft Heigo nu een eigen beheersysteem waarin ze instellingen van hun klanten kunnen beheren. Daardoor zijn ze flexibel en kunnen ze diverse soorten budgetsystemen aanbieden. 

Het KMS is een indrukwekkende applicatie die in een stabiele omgeving draait. Daardoor verliep de livegang zonder problemen en is het mogelijk om dagelijks zorgeloos nieuwe features te releasen. Dankzij de inzet van Kubernetes in de Google Cloud kan de site dynamisch opschalen naar extra servers en afschalen naar een minimaal benodigd aantal om de kosten te besparen. Zorgt een nieuwsbrief voor een piek in traffic? Dan wordt capaciteit automatisch opgeschaald. Geen dure servers dus die zomaar ergens 24/7 staan te draaien.

Meer weten over de livegang van het Heigo KMS? En hoe Kubernetes daar een belangrijke rol in speelde? Lees hier het technische blog dat developer Rick van der Staaij er over schreef.

Enrise is fan van open source. Dat zie je terug in de gekozen technieken. PostgreSQL is de centrale database waarin alle gegevens worden opgeslagen. Sommige content daaruit  (zoals productinfo, en medewerkerdata) wordt gesynchroniseerd naar Elasticsearch, zodat gebruikers er supersnel complexe zoekopdrachten op kunnen uitvoeren. Redis doet dienst als snelle opslag voor kortlevende data, zoals gebruikerssessies en cache. Dit alles om de site super snel te houden. Daarnaast hebben we specifiek voor productinformatie en orderverwerking uitgebreid geïntegreerd met Exact Globe. 

Samenwerking

Bij Enrise werken we graag met opdrachtgevers uit veel verschillende sectoren samen. Heigo is een uniek bedrijf met een eigen mores. Dat heeft ze binnen hun niche veel succes gebracht en Enrise heeft daar natuurlijk veel respect voor. Het agile ontwikkelen van moderne software vergt echter een totaal andere aanpak dan het verkopen van bedrijfskleding. Verschillende culturen kunnen botsen en daar lopen wij niet voor weg. Een complete herbouw van een KMS betekent altijd een flinke uitdaging waar intensieve feedbacksessies cruciaal zijn. Heigo werd hierdoor uitgedaagd om hun eigen processen kritisch te bekijken. Maar ook developers bij Enrise moesten geregeld flink in de spiegel aankijken. Pittige gesprekken zijn we nooit uit de weg gegaan maar zowel wij als de klant hielden de constructieve dialoog open en bleven zo voldoen aan de cruciale verantwoordelijkheden bij een dergelijke project. Onder andere het aannemen van een Product Owner aan klantzijde bleek het ei van Columbus. Zo bleek maar weer eens: onze agile manier van werken vormt geen belemmering voor een constructieve samenwerking met een conventionele bedrijfsstructuur en -cultuur. 

Tech Stack

• Kubernetes
• Elastic Search
• PostgreSQL
• Redis
• Amadeus KMS

Over Heigo

Heigo Nederland is sinds 1989 de specialist in beschermende bedrijfskleding, schoeisel en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s). Naast de verkoop van PBM’s biedt Heigo ook advies en op maat gemaakte oplossingen om de veiligheid van werknemers te waarborgen. Het bedrijf zet sterk in op duurzaamheid, met aandacht voor circulaire productielijnen en recycling van gebruikte kleding. Ze onderscheiden zich door hun servicegerichte aanpak, waarbij ze streven naar langdurige relaties met klanten en een sterke focus op betrouwbaarheid, flexibiliteit en kwaliteit.