De uitdaging
Een muziekschool is een complexe organisatie waarin studenten, docenten, locaties, instrumenten en roosters continu op elkaar moeten worden afgestemd. Muziekschool Amersfoort werkte met veel handmatige processen, een inefficiënte planning en een foutgevoelig facturatieproces. Dat zorgde voor vertraging, extra afstemming en beperkte de ruimte om te groeien. Bestaande softwareoplossingen bleken te generiek of te complex voor dagelijks gebruik door planners en docenten.
Dit is het beste wat er voor muziekscholen op de markt te krijgen is
William van de Groep
De aanpak
Tijdens een uitgebreide discovery zijn workflows, knelpunten en ambities in kaart gebracht. Al snel werd duidelijk dat alleen een maatwerkoplossing voldoende flexibiliteit en gebruiksgemak kon bieden. Het uitgangspunt was een platform dat niet alleen de huidige processen ondersteunt, maar ook voorbereid is op toekomstige groei, waaronder uitbreiding via overnames.
De oplossing
Er is een centraal platform ontwikkeld dat de volledige lesplanning aanstuurt. Van proefles tot structurele lessenreeksen, inclusief docentbeschikbaarheid, locaties en verschillende lesvormen. Planners kunnen aanvragen eenvoudig doorzetten naar geschikte docenten, die deze zelf accepteren en inplannen. Communicatie met leerlingen verloopt grotendeels automatisch via bevestigingen, herinneringen en opvolging na proeflessen. Het platform fungeert daarnaast deels als CRM en biedt dashboards met inzicht in aanmeldingen, conversie van proeflessen en prestaties per periode.
Doorontwikkeling en groei
De schaalbaarheid van het platform werd recent bewezen toen Muziekschool Amersfoort een tweede school overnam. Zonder grote aanpassingen is het platform ook daar uitgerold, met dezelfde functionaliteit en werkwijze. Tegelijkertijd is het proeflesproces verder geautomatiseerd, zijn dashboards uitgebreid en wordt het platform voorbereid op wetgeving rondom zzp’ers, waaronder transparante afhandeling van servicekosten. Zo groeit het platform gecontroleerd mee met de organisatie en vormt het een stabiele basis voor verdere uitbreiding.
Tech Stack
- Laravel
- Nova
- Inertia
- Vue
- TypeScript
Over Muziekschool
Muziekschool Amersfoort is een particuliere muziekschool in Amersfoort en omstreken die al meer dan 20 jaar muzieklessen verzorgt. De school biedt een breed cursusaanbod in uiteenlopende stijlen met lessen op instrumenten als gitaar, piano, viool, drums en zang. Docenten zijn conservatoriumgeschoold en de school legt veel nadruk op persoonlijke begeleiding, samenspel en creativiteit. Ze biedt de mogelijkheid om eerst een proefles te volgen en later deel te nemen aan groepslessen en presentaties. De muziekschool is actief op meerdere locaties in de regio en staat bekend om haar betrokken aanpak van muziekonderwijs.
