Spannend… Je bent start-up en de volgende ronde dient zich aan! Jouw product of dienst slaat aan en dat zorgt voor meer druk op jezelf, je medewerkers, je systemen en bedrijfsprocessen. Je bent toe aan de volgende stap. Los van organisatorische groeipijntjes, zal vooral IT een hele uitdaging zijn. Je huidige software, tools, infrastructuur of zelfs je werkwijze moeten mee in die verandering.
Welke uitdagingen ervaar je als je van een start-up naar scale-up groeit? Wat kom je tegen en hoe pak je dat aan? Bij Enrise vinden we dit een fantastische fase. En we hebben ons daarom verdiept in de verschillende aspecten die hierbij komen kijken. In dit artikel delen we je graag onze ervaringen met je.
Meer mensen? Meer impact op je IT!
Groei van omzet gaat vaak hand in hand met toename van personeel. Vele handen maken licht werk, maar vele handen laten ook vele vingerafdrukken achter.
“Ik wens u veel personeel toe”
– Joods-Arabisch gezegde
Collega’s gaan eigen tools gebruiken zoals Dropbox of Google Docs om bestanden te kunnen delen en efficiënt samenwerken mogelijk te maken. Bedrijfs- en privé-accounts lopen door elkaar, waardoor rechten en verantwoordelijkheden een monsterpuzzel worden. Dit werkt uiteindelijk inefficiëntie in de hand en kost veel tijd. Het brengt frustratie met zich mee en kost onnodig veel geld. Daarnaast is het onveilig.
Er zijn drie praktische vraagstukken waar je vermoedelijk mee te maken krijgt:
- Stijgende abonnements- en licentiekosten voor software;
- De software kan de groei van je bedrijf/personeel niet aan. Met 3 personen tegelijk aan hetzelfde document werken wordt ineens een probleem.
- Je werkwijze voldoet niet meer: medewerkers werken vanaf verschillende locaties en bestanden zijn niet centraal toegankelijk.
IT, van tooling tot zelfsturing
Tooling
Het vernieuwen van je tooling is een flinke uitdaging en investering, vooral als daarmee je complete werkwijze of systeemarchitectuur op de schop moet. Dat kost veel tijd van je mensen en vraagt veel van je IT-budget. Hoe groter en complexer je set aan gebruikte tooling, hoe langer het vernieuwingstraject duurt, al pak je het nog zo agile aan. Start hoe dan ook met een goede inventarisatie. Ga in gesprek met de mensen van je organisatie, leer van hun gewoonten en hun wensen en breng zo in kaart wat je hebt en waar het naartoe zou moeten.
Is je inventarisatie voltooid, dan heb je goed inzicht in de software, services, en componenten die nu worden gebruikt en je problemen in je groei veroorzaken. Alle tools en services tegelijk vervangen of anders indelen is complex en raden we je niet aan.
Begin klein:
- Ga op zoek naar een CRM-systeem dat wel integreert met je VOIP-centrale, zodat je kunt meten en bijhouden welke communicatie er is geweest.
- Kies een HRM-systeem dat niet alleen voor je HR-mensen fijn in het beheer is, maar ook bijdraagt aan gemak bij medewerkers zelf, bijvoorbeeld voor het aanvragen van vrije dagen of declaraties.
- Ga na of een officepakket samenwerking bevordert, zodat je minder frustraties hebt over waar bestanden staan en wie de laatste wijziging deed.
- Werk met een voorraadsysteem dat wel realtime inzicht geeft in de beschikbaarheid van je producten.
- Kies een planningstool die je met meerdere mensen kunt benaderen en automatisch koppelt met andere relevante systemen.
- Ontdek of een alles-in-1 ERP-systeem de juiste oplossing is of dat je met diverse losse tools en systemen die onderling met elkaar uitwisselen via een API misschien vele malen effectiever kan zijn.
- Bepaal of je alle software en data op eigen servers wilt of gebruik wil maken van een publieke cloudoplossing.
Je kunt met platforms als Dropbox of Google Docs prima groeien. Veel bedrijven in de startupfase gebruiken die al, maar gaan in de scaleupfase voor oplossingen onder het eigen domein en met teamabonnementen. Zo kun je bijvoorbeeld alle bedrijfsdocumentatie via Google Drive laten lopen. Met een heldere prijs per user bied je als werkgever iedereen het gemak van mail, kalender en documenten met een oplossing die mensen ook uit hun privé-situatie kennen.
Je kunt je oude trage server met bestanden onderbrengen bij een Dropbox-achtige oplossing.
Niet iedere organisatie wil alle documentatie in de cloud van Google, Amazon of een andere grootmacht hebben. Er is data die je liever dichtbij huis of zelfs op je eigen servers hebt, houdt en beheert. Ga voor je eigen organisatie goed na welke oplossing bij jou past, met flexibiliteit en gebruiksgemak voor je medewerkers voorop. Wil je weten hoe wij het aanpakken? Lees ons beleid in databeveiliging.
Zelfsturing
Het zijn niet alleen de software en systemen, die je verder brengen. Een kleine aanpassing in de werkwijze kan ook al veel doen. Steeds meer organisaties omarmen Scrum, Kanban of andere agile frameworks en gaan efficiënter werken door betere afspraken, communicatie en taakverdeling.
Enrise gelooft in een Agile aanpak. Het is de snelste methode om werkende software aan jou en je eindgebruikers te leveren.
Personeelsgroei brengt veel uitdagingen met zich mee. Eén van die uitdagingen kan zelfsturing zijn. Wil je je medewerkers transparantie en autonomie geven zodat je als werkgever minder op je bordje hebt, dan kun je net als Enrise zelfsturend worden. Dat is niet iets wat je van de ene dag op de andere realiseert, het gaat met vallen en opstaan, maar uiteindelijk kan zelforganisatie leiden tot meer tevreden mensen die plezier hebben in hun werk, dus minder verloop.
Enrise-eigenaar Hermen Heinen werd door BNR gevraagd voor een interview over zelfsturing. Luister het gesprek hier terug.
Software aanpassen of vervangen?
Als startup maakte je veel keuzes. Je had geen oneindig budget en je wilde eerst weten of er markt is voor je idee of oplossing. Het kan zijn dat je in de startup fase koos voor een eenvoudige opzet van je infrastructuur. Of je bent begonnen met een fijne ontwikkeltaal, maar die veel drempels opwerpt nu doorontwikkeling noodzakelijk lijkt.
Bestaande software en systemen moeten vervangen worden door snellere, stabielere en meer toekomstbestendige varianten. Direct investeren is niet altijd noodzakelijk. Het kan een prima keuze zijn om de extra licentiekosten nog even te dragen en door te gaan op de manier zoals je deed. Dat scheelt inwerktijd om nieuwe software te leren gebruiken. Wel is het belangrijk om alvast na te denken over de toekomst. Wat is de groeiverwachting? Wanneer loop je (weer) tegen de limieten van je software en systemen? En is het echt beter om uit te stellen en kosten of inflexibiliteit te accepteren of is dit het moment om te investeren?
Ga je oriënteren bij een aantal solide IT partijen. Zij denken graag mee, ook als het geen directe sales oplevert. Focus niet op een enkel project, maar zet in op een partnerschap voor de komende jaren.
Als je gaat voor aanpassen van het bestaande
Met name bij maatwerksystemen – software die specifiek voor jouw organisatie is gemaakt – is het eenvoudig om het uit te breiden met benodigde functies of een snellere server- of cloudomgeving. Daarnaast kun je de huidige performance tijdelijk of blijvend verbeteren door caching toe te passen, waardoor sites of applicaties sneller laden. Je kunt ook je databases indexeren voor snellere beschikbaarheid van gegevens of daarvoor tooling gebruiken zoals elasticsearch, dat je data razendsnel doorzoekt, doorrekent en presenteert.
Waak er wel voor dat je niet blijft doorbouwen op een systeem dat in korte tijd weer tegen beperkingen op loopt. Denk in API-ontwikkeling: Door content, data en functionaliteit via een API te ontsluiten, kunnen front-end en back-end los van elkaar bestaan, worden doorontwikkeld of worden uitgefaseerd.
Case: Heisterkamp
We hielpen Heisterkamp, een organisatie die handelt in gebruikte vrachtwagens en trailers. De groeiende organisatie kende ook ‘groeipijn’. Door het gebrek aan overzicht werd de controle lastiger en dat heeft vanzelfsprekend een negatief effect op de groei van het bedrijf. Heisterkamp vroeg ons te helpen met een geautomatiseerde workflow waar iedereen tegelijk mee kan werken. En ondanks dat we alleen een applicatie ontwikkelden voor gebruikte vrachtwagens en trailers, is het zo flexibel opgezet, dat je er ook andere voertuigen zoals bijvoorbeeld boten mee kunt in- en verkopen.
Als nieuwbouw je voorkeur heeft
Nieuwbouw klinkt eenvoudig, maar dat is het niet altijd. Je zet namelijk niet zomaar bestaande systemen aan de kant. Het is in dat geval ook mogelijk om nieuwe software naast je bestaande te ontwikkelen. Die kun je zo inrichten dat bestaand en nieuw systeem prima met elkaar samenwerken. De nieuwe software kun je vervolgens ook uitbreiden en zo je legacysystemen langzaamaan uitfaseren.
Aanpassingsvermogen in je businessmodel
Je hebt een systeem dat is ingericht op een bepaald product of dienst. Daar heb je succes mee, maar nieuwe kansen hebben je organisatie doen besluiten een heel nieuw product in de markt te zetten. Dat wil je logischerwijs invoeren via de software en infrastructuur die je al hebt. Helaas kan dat niet altijd. Zeker niet als die productinnovatie roept om nieuwe modernere technieken die bijvoorbeeld beter kunnen omgaan met te ontwikkelen apps. Denk ook aan een essentiële cloudomgeving terwijl je nu nog op je eigen fysieke servers draait.
Case: Mijndomein
Enrise werkte enkele jaren geleden mee aan een nieuwe microservices-architectuur voor Mijndomein. Deze organisatie handelde in domeinnamen en hosting en was daar dan ook volledig op ingericht. Met de uitbreiding van het portfolio met onder andere obligaties en leaseauto’s voor de particuliere markt liep het systeem tegen de beperkingen aan. Uit intern onderzoek bleek dat het opbouwen van een geheel nieuwe architectuur de enige manier is om ruimte te creëren voor toekomstige wensen en ambities. Dankzij een op microservices gebaseerde architectuur kan functionaliteit van het huidige platform nu stap voor stap worden uitgefaseerd en ontstaat er ruimte voor nieuwe initiatieven.
Vooral als je businessmodel is gestoeld op een bepaalde technologie, vraagt dat aanpassingsvermogen. Technologie kan zowel een vlucht nemen als uit de gratie raken door nieuwere, betere technieken. Van je organisatie wordt dan verwacht dat ze snel kan aanpassen en flexibel is.
Wendbaarheid
Je kunt IT omvormen, maar je kunt ook je businessmodel aanpassen, aanscherpen of compleet omgooien. Neem nu bijvoorbeeld de productie en distributie van fidget spinners. Het speelgoed om mee te friemelen bestaat al jaren, maar in 2017/2018 werd het een rage. Als je altijd al fidget spinners maakte, moet je je businessmodel aanscherpen om aan de enorme vraag te kunnen voldoen. Een sneller productieproces, andere materialen en nieuwe systemen om de vele orders te kunnen verwerken.
Flexibiliteit als ultieme pijnstiller bij groeipijn
Eenduidige technische oplossingen voor je productinnovatie bestaan helaas niet. Dat verschilt per organisatie en de ontwikkeling die je doormaakt. Maar de essentie is voor iedereen gelijk; zorg voor flexibiliteit in de;
- systeemarchitectuur
- software
- bedrijfsprocessen
- (mensen van de) organisatie
Flexibiliteit maakt je start-up geschikt voor doorlopende verbetering en laat je sneller en beter reageren op de veranderingen in je markt. Begin je daarmee in je start-upfase, dan ervaar je in de overgang naar een scale-upfase weinig groeipijn.
Wil je meer weten over de technische aanpak bij groei in jouw organisatie? De consultants van Enrise denken graag met je mee en kunnen je helpen om je ambities om te zetten in stijgende omzet, tevreden klanten en meer medewerkers met meer plezier in hun werk.
