6 Voordelen van procesautomatisering voor je complexe business
Elke dag heb je in je organisatie te maken met processen: taken die je uitvoert om iets gedaan te krijgen. Binnen bedrijven worden op die manier eindeloze mailtjes gestuurd, bestanden gedeeld, documenten opgeslagen en bewerkt. Naarmate de organisatie groeit, worden die processen complexer en verlang je naar een andere aanpak die effectiever is en fouten voorkomt. In dit artikel benadruk ik de voordelen die procesautomatisering je brengt.
1. Bedrijfsprocessen automatiseren geeft structuur aan je organisatie
Bedrijfsprocessen gaan gepaard met informatie. En als je organisatie groeit, groeien je processen uit tot informatiemonsters die je niet meer alleen of met je collega’s kunt beteugelen. Tijd voor een pauze! Kijk eens van een afstand naar je dagelijkse processen, je software en je informatie. Welke handelingen voer je elke dag of op regelmatige basis uit?
Door je processen uit te tekenen schep je helderheid en breng je structuren in kaart. Vervolgens kun je kijken welke van die structuren je, al dan niet deels, kunt bundelen tot een set die je automatiseert.
Om je proces in kaart te brengen is niets speciaals nodig. Zet om te beginnen met je team de hele procesflow op papier. Het geeft direct inzicht en je wordt geforceerd om kritisch na te denken over waar het beter kan.
2. Je mensen werken efficiënter
Door frequente processen te laten verwerken door een geautomatiseerde flow verhoog je de productiviteit van je team. De tijdsinspanning die je bespaart kan nu worden ingezet voor zaken die altijd al meer aandacht nodig hadden, maar vaak onderbelicht bleven. Wat dat is, is voor elke organisatie anders.
Je kunt denken aan een geautomatiseerd leadgeneratieproces, waardoor je salesmensen nu meer buiten zijn, bij de klant aan tafel. Of een geautomatiseerd calculatieproces zodat offertes niet meer handmatig opgesteld hoeven worden, maar direct op je site beschikbaar is door real time berekeningen.
De efficiëntie wordt nog een slag groter als je de processen automatiseert die afdeling- of team-overstijgend zijn. Je hoeft als planner bijvoorbeeld niet naar de telefoon te grijpen om bij sales na te vragen wat de status van een voortgang is. Met het automatiseren van je processen kun je namelijk die informatie voor iedereen inzichtelijk maken.
3. Je elimineert fouten in bedrijfsprocessen
Bij processen die door mensen worden uitgevoerd ontstaan fouten. Allemaal heel menselijk, maar dat wil je niet als de risico’s groot zijn. Een kleine vergissing kan er voor zorgen dat je een auto aanbiedt voor 10 euro. Of een dubbele bestelling aflevert bij een klant. Een geautomatiseerd proces vangt dit af, mits correct gedefinieerd uiteraard.
Niets gaat echt vanzelf goed, dus is het belangrijk dat je in je takenflow controles inbouwt. Checks die bepalen of een subtaak door mag naar de volgende stap in het proces of beter een stap terug kan. Doordat je je business rules vastlegt, dwing je iedereen de benodigde stappen te doorlopen. Op die manier dwing je een proces tot correcte uitvoer en hoef je niet handmatig na te gaan of alles nog goed gaat.
4. Je krijgt inzicht
Zodra je eerste processen digitaal verlopen, is het meetbaar. Je weet hoe vaak, hoeveel, wie, wat, waar gedaan heeft. Dat zijn inzichten die je voorheen niet had in je oude werkwijze. Inzicht zorgt er ook voor dat je patronen gaat zien. Patronen van wat dagelijks hetzelfde is, dus ook wat niet binnen het patroon valt. Die uitschieters geef je aandacht, zodat je je proces kunt verfijnen en verbeteren.
Inzichten kun je verkrijgen door bijvoorbeeld logs bij te houden. Chiquer is het om die te vertalen naar een realtime dashboard waarop je de resultaten presenteert. Door je zogeheten Key Performance Indicators visueel te maken, is sturen op succes een stuk eenvoudiger. En het presenteert wel zo lekker naar de mensen in je organisatie die erom vragen.
Je kunt je dashboard uitbreiden met bijvoorbeeld filters, zodat je binnen enkele klikken bij de voor jou interessante informatie bent die ook nog correct en actueel is.
5. Je maakt je organisatie schaalbaar
Zonder geautomatiseerd proces ligt er een grote verantwoordelijkheid bij specifieke personen. En is iemand afwezig, dan ligt het proces stil. Waar je bij dit mensenwerk alleen maar kunt groeien met extra poppetjes, is groeien met een geautomatiseerd proces eenvoudiger, sneller en voordeliger.
Het proces voor de ene flow, kan deels ook ingezet worden voor andere flows. Of je breidt automatische processen steeds verder uit, zodat je de hele keten automatiseert. Maar schaalbaarheid gaat verder. Want als een bedrijfsproces op een enkele locatie werkt, kan het – afhankelijk van je business – ook op meerdere locaties werken. Je bedrijf is ineens superschaalbaar!
Daarnaast kun je dankzij een geautomatiseerd proces opschalen zonder dat informatie versnipperd raakt.
6. Beter, sneller, goedkoper
Het is een inkoppertje natuurlijk, maar het moet genoemd worden in het rijtje van voordelen: Bedrijfsprocessen automatiseren is beter, sneller en goedkoper voor je organisatie.
Beter, omdat het een afgebakende werkwijze is met gedefinieerde randvoorwaarden en een gewenste uitkomst. Hoe complexer het proces, hoe beter het voor je organisatie is dat daarvan delen geautomatiseerd zijn.
Sneller, omdat in een geautomatiseerd proces geen vertragende mensenhanden nodig zijn. En hoewel mensen prima en vlot hun werk kunnen doen, kan een geautomatiseerd proces dat ook in de avonden, nachten, weekenden en vakanties.
Goedkoper is niet per definitie waar. Je hebt in de eerste plaats de kosten voor het inrichten van je automatiseringsproces. Daarnaast moet je die onderhouden, zelf of extern. Daar zijn investeringen mee gemoeid. Maar de snelheid en de consistentie waarmee je processen nu worden afgehandeld levert ten opzichte van de tijd die je voorheen kwijt was een belangrijk kostenvoordeel. Nog los van de fouten die je reduceert.
Nemen robots onze banen over?
Voor Enrise komen we bij diverse organisaties over de werkvloer. We zien bedrijfsprocessen die elke dag worden uitgevoerd, omdat ze nu eenmaal elke dag worden uitgevoerd. Niets mis mee. Totdat we laten inzien dat je met kleine stappen prima kunt automatiseren, waardoor diezelfde processen minder mankracht vereisen. Dat hoeft niet te betekenen dat robots een baan overnemen, maar zorgt er juist voor dat de mensen in je organisatie kunnen werken aan het bedrijf, in plaats van erin.
Bedrijfsprocessen automatiseren doe je niet van de ene op andere dag. Zeker als betekent dat processen werk uit handen nemen, is de reactie van medewerkers over het algemeen niet meteen lovend. Minder werk uitvoeren plaatst mensen meteen in de verdediging, want ‘We deden het altijd zo’ of ‘Willen ze me hier weg hebben?’ zijn de vragen die als eerste door het hoofd spoken. Het vereist afscheid van bestaande manieren van werken, systemen en software. Door automatisering in kleine stapjes met een Agile werkwijze op te pakken en je medewerkers daarbij te betrekken, werk je aan een gezonde basis: het vertrouwen winnen van je eigen mensen.
