Het onderhouds- en innovatieproces begint al op de dag dat je je nieuwe CMS in gebruik neemt. Maar hoe richt je dat goed in, zodat je snel kunt innoveren en de kosten onder controle houdt?
We vroegen het aan architect en businessconsultant Steven de Vries.
Steven, we schreven een quote van jou op in een recente brainstormsessie over CMS’en waar we het even met je over willen hebben: “Vergeet je backend niet bij onderhoud en innovatie.”
“Haha ja, dat klinkt als iets wat ik zomaar gezegd zou kunnen hebben.”
Wat is het probleem dat je ziet met onderhoud en innovatie in contentmanagementsystemen?
“Het CMS is de belangrijkste plek waar Marketing en IT elkaar tegenkomen. Ik zie daar veel gemiste kansen. De aandacht gaat bij sites, apps en webwinkels vooral uit naar de klantervaring aan de voorkant. En die is natuurlijk ook heel belangrijk. Alleen: de techniek moet wel meegroeien. Neem bijvoorbeeld het actief bijhouden van updates van je CMS. Dat zorgt niet alleen voor een veiliger systeem, het maakt je CMS ook makkelijker te onderhouden en aan te passen. Hoe langer je updates uitstelt, hoe lastiger ze worden en hoe meer moeite het kost om nieuwe features in gebruik te nemen. Een goed onderhouden systeem geeft IT dus de kans om te focussen op wat de business wil.”
Het CMS is waar Marketing en IT elkaar tegenkomen
“Heb je nieuwe functionaliteit nodig, dan is het ook slim om eerst de roadmap van je CMS goed te bekijken. Misschien staat een deel van jouw wensen daar al op en kun je 80% van wat je wilt al bereiken met standaardfunctionaliteit. Dat scheelt tijd en geld.”
Hoe verhoudt dit zich tot het kiezen van een CMS?
“Bij het kiezen van een CMS is Marketing vaak in de lead. Zij zijn op zoek naar een systeem met een prettige, logische workflow waar ze hun content in kwijt kunnen. Een systeem dat werkt voor SEO, waar ze video’s in kunnen plaatsen en wat ze kunnen aansluiten op social media. Er wordt niet altijd goed naar de achterkant gekeken. Hoe ontwikkelt het pakket zich? Werken we het liefst met een ‘self-hosted’ pakket of kiezen we voor SaaS?”
Kijk niet alleen wat je nu nodig hebt, maar ook wat verder in de toekomst
“Het is heel nuttig om wat verder in de toekomst te kijken. Dus niet alleen naar wat het beste past bij wat je nu nodig hebt, maar ook hoe het CMS zich de komende tijd gaat ontwikkelen. Zitten er nieuwe functies aan te komen? Welke functionaliteiten zijn er die we later misschien kunnen gebruiken? Zijn er plugins beschikbaar? Dat heeft vaak jarenlang een positieve invloed op je kosten en je ontwikkelsnelheid, omdat je bestaande functionaliteit kunt gebruiken en dus minder zelf hoeft te bouwen en te onderhouden.”
Maar dat kan Marketing niet alleen…
“Nee, daarin moeten IT en marketing samenwerken. Met elkaar praten en een gezamenlijke aanpak bepalen. Dat is in het begin niet altijd makkelijk, maar als ze eenmaal bij elkaar zitten begrijpen ze elkaar veel beter. Marketing snapt ineens waarom aanpassingen soms lang duren en IT’ers begrijpen waar de tijdsdruk vandaan komt. Als er bijvoorbeeld reclametijd is ingekocht, dan heeft Marketing haast. Als IT dit weet, kunnen de mensen daar meedenken en zorgen dat de bijbehorende online ervaring op tijd live is.”
Als Marketing en IT bij elkaar gaan zitten, begrijpen ze elkaar veel beter
Na de implementatie van het CMS krijg je met onderhoud en innovatie te maken. Hoe ziet een goed innovatie- en onderhoudsproces eruit?
“Je CMS-project is inderdaad niet klaar zodra je nieuwe systeem live staat. Je bedenkt nieuwe functies, er komen updates, er blijft altijd technical debt over van eerdere aanpassingen en je moet scherp blijven op veiligheid. In een goed innovatie- en onderhoudsproces check je voordat je gaat bouwen de roadmap en kijk je of er plugins zijn die je kunt gebruiken. Maar IT kan ook tegen Marketing zeggen: het CMS komt met een interessante nieuwe functie, kunnen jullie daar misschien iets mee? Zo beperk je de hoeveelheid bouw- en onderhoudswerk en houd je technical debt onder controle.”
Wie is er verantwoordelijk voor het goed inrichten van dit proces?
“Meestal is de Product Owner degene die het beste de brug kan slaan tussen techniek en business. Het bepalen van de aanpak van technical debt is voornamelijk een developersfeestje, maar ook dat doen ze in overleg met de Product Owner. Die heeft de roadmap van het project én van het CMS en kan bepalen welk technisch onderhoud prioriteit heeft. De PO zorgt ook dat iedereen aan tafel zit als er beslissingen worden genomen over techniek en functionaliteit. Maar uiteindelijk wil je liever naar een situatie waarbij IT en Marketing uit zichzelf overleggen, zonder bemiddeling.”
De Product Owner kan de brug slaan tussen business en techniek
We hadden het over problemen en gemiste kansen op dat gebied, maar maak je ook mee dat dit lekker loopt?
“Zeker. Vooral kleinschalige organisaties regelen veel dingen in overleg. Daar zitten IT’ers en marketeers – vaak letterlijk – wat dichter bij elkaar en wordt er minder via rapportages gecommuniceerd. Dan krijg je wederzijds begrip en synergie en kun je aanpassingen vaak snel samen doorvoeren.”
Sommige organisaties zijn nou eenmaal niet kleinschalig. Wat moeten die met deze informatie?
“Je hoeft geen kleinschalige organisatie te zijn om met kleinschalige teams te werken. Is je organisatie groot, werk dan met subteams die snel kunnen schakelen. Ben je technical lead, praat dan regelmatig met de senior marketeers. En andersom: zoek als marketeer actief IT op. Wees open en eerlijk. Verstop je niet achter procedures en rapporten, maar overleg en leg elkaar uit waarom dingen wel of niet kunnen. Ben je CEO, CMO of CTO? Stimuleer dit dan. Zorg dat mensen met mandaat regelmatig bij elkaar aan tafel zitten.”
Dus: face-to-face overleggen is de sleutel, hoe groot je organisatie ook is?
Als je dingen al op papier hebt, is het lastig om nog out of the box te denken
“Als je al dingen op papier hebt staan, dan is het heel lastig om out of the box te denken. Want dan staat alles al vast in kaders. Het is veel fijner om samen te brainstormen, voordat je dingen gaat opschrijven. Het is fijn als marketeers weten wat er allemaal kan met het CMS, want dan kunnen ze hun campagnes daarop aanpassen en dan kan het misschien volgende week al live, in plaats van volgende maand.”
Onderhoud, innovatie en de technische roadmap zijn belangrijke factoren bij het kiezen van een CMS. Maar er zijn er meer. Hoe kies je een CMS dat bij je architectuur, IT-landschap en businessdoelen past? Dat lees je in de Enrise CMS Keuzegids. Daarin vergelijken Steven en zijn collega-experts 18 CMS’en op cruciale technische punten. Je leert:
– …wat de 3 belangrijkste overwegingen zijn bij het kiezen van een CMS
– …hoe alle 18 platformen scoren op de cruciale factoren voor jouw online business
– …wat de 5 CMS’en zijn waar wij het liefst mee werken Download gratis de CMS Keuzegids
