Het kiezen van een CMS is vaak een ingewikkeld traject. Maar als je eenmaal gekozen hebt, moet je je nieuwe CMS ook nog uitrollen. Hoe complexer je IT-landschap is, hoe zorgvuldiger je zo’n lancering moet voorbereiden.
We geven je 7 dingen om over na te denken.
1. Planning en voorbereiding
Een goede voorbereiding is hier het halve werk. Plan een migratie of deployment altijd in de rustige tijden van je business en zorg dat je de hele operatie pas het groene licht geeft als je zeker weet dat het goed zal gaan en dat de mensen die je nodig hebt ook fulltime beschikbaar zijn. Vergeet ook de gebruikers niet. Train ze ruim van tevoren in het gebruik van het nieuwe systeem, zodat ze er vanaf dag 1 goed mee overweg kunnen. De lange voorbereidingstijd van een CMS-implementatie betekent dat je nooit moet wachten tot de omstandigheden je dwingen. Een toekomstgericht bedrijf is dat soort ontwikkelingen altijd voor.
2. Pilot of gefaseerde invoering
Een goed ingericht, flexibel IT-landschap geeft je de mogelijkheid om systemen stap voor stap in te voeren. Zit content nu bijvoorbeeld verspreid over verschillende web-CMS’en, apps, productinformatiesystemen en een CRM? Probeer dat niet allemaal tegelijk te vervangen. Begin daar, waar de ‘pijn’ het ergste is, evalueer en werk van daaruit verder. Doe desnoods eerst een pilotproject om te kijken of je gekozen CRM inderdaad presteert zoals je verwacht. Valt het tegen? Dan kun je altijd nog terug.
3. Contentmigratie
Heb je een nieuw CMS gekozen? Begin dan meteen te schrijven aan een migratieplan. Pak het gestructureerd aan, automatiseer waar mogelijk en test, test, test. Dit is ook hét moment om de content in je oude systemen nog eens kritisch te bekijken en op te schonen, zodat je alleen content migreert die ook actueel en bruikbaar is. Een contentmigratie is complex en arbeidsintensief. Dus soms ontkom je er niet aan om je team tijdelijk uit te breiden.
4. Integraties
In een modern IT-landschap draait alles om API’s en integraties. De uitrol van een CMS staat of valt dus met hoe het samenwerkt met de rest van je systemen. Dit heb je bij het kiezen van je CMS natuurlijk gecheckt en getest, maar in de praktijk en met echte data gaat alles toch altijd weer anders. Vind dus manieren om iedere integratie onder realistische omstandigheden te testen.
5. Training en adoptie
Besteed uitgebreid aandacht aan het trainen van je team op het nieuwe CMS en zorg voor een soepele adoptie door ruim voor de invoering te beginnen met trainingssessies en het beschikbaar maken van documentatie en handleidingen. Zorg dat jij of je CMS-vendor tijdens en na de invoering beschikbaar is voor ondersteuning. Zo ervaar je minder weerstand tegen de verandering en zorg je dat je nieuwe CMS snel effectief wordt gebruikt.
6. Testen
Moeten we deze nog toelichten? De enige manier om zeker te weten dat iets werkt, is om het te testen. Test dus – samen met de business – alle functionaliteiten, controleer de compatibiliteit met verschillende browsers en devices, en voer prestatietests uit om zeker te zijn van snelheid, betrouwbaarheid en schaalbaarheid.
7. Ondersteuning en nazorg
Zelfs na de soepelste software-implementatie zijn er issues die je moet oplossen. Houd daar mensen voor beschikbaar en organiseer een makkelijke manier voor het melden en oplossen van problemen. Evalueer regelmatig, verzamel feedback en sta klaar om updates en aanpassingen snel door te voeren. Dit is meestal het moment dat je blij bent dat je hebt gekozen voor een pilot of een gefaseerde invoering. Want daarmee houd je het aantal én de impact van productie-issues beperkt.
Het blijft spannend…
Invoeren of vervangen van je CMS blijft altijd spannend, want je business draait op content en problemen met je CMS zie je dus altijd terug in de omzet. Maar denk je vooraf goed na over deze 7 punten? Dan verloopt je CMS-implementatie vlekkeloos.
