Moderniseren van je IT: eerst de cultuur, dan de technologie

In dit blog vertellen organisatiedesigner Edwin van der Geest en technologie-expert William Janssen waarom het moderniseren van je IT zoveel meer is dan alleen de techniek aanpakken.

Modernizing ‘I’: Cultuur als accelerator van groei

Volgens organisatiedesigner Edwin van der Geest zijn er drie grote obstakels die digitale transformatie van een organisatie in de weg staan. Uiteraard is geld een veelvoorkomende rem, maar op plaats twee en drie staan bedrijfscultuur en de draagvlak onder managers.

Betrokkenheid van mensen in je organisatie hangt af van diverse factoren, maar heeft vooral te maken met de organisatiestructuur. Met meer vrijheid en autonomie zijn mensen meer betrokken bij hun werk en de organisatie. Minder hiërarchie, minder regels, minder bureaucratie. Zelf beslissen om elke dag goed te doen voor jezelf, je collega’s, het bedrijf en de doelgroepen die je bedient. Zelfsturing lijkt daarin de oplossing, maar is ook weer niet de oplossing voor al je problemen.

6 stappen naar meer tevreden medewerkers

Stap 1. Put your purpose where your mouth is

In een mooi marketingverhaal op je website kun je laten weten dat je er bent voor een betere wereld, maar als klanten dat niet zien of medewerkers dat niet voelen, dan klopt je geformuleerde missie niet met je werkelijkheid. Ga als organisatie op zoek naar je purpose, ontdek wat medewerkers drijft, waar ze hun bed voor uit komen. Stem je missie af op je purpose en maak dat de leidraad voor je dagelijkse handelen en laat medewerkers er op hun manier naar handelen: walk your talk.

Stap 2. Transform towards Servant Leadership

In een organisatie groei je. En al groeiende kom je in nieuwe functies terecht die verder afstaan van wat je het beste kan en het liefste doet. Hoe hoger je komt, des te groter je ‘level of incompetence’:

Dat heet ook wel ‘The Peter Principle’. Je kunt het voorkomen of ontmoedigen door promotievoorwaarden af te zwakken, zodat mensen minder geneigd zijn om voor een hoger niveau te kiezen en blijven doen waar ze wel goed in zijn. Zorg daarbij dat de ivoren toren niet meer bestaat in je bedrijf en er geen plek meer is voor slecht leiderschap. Werk met z’n allen samen, niet klassiek aansturend van bovenaf. Evalueer je managers en laat managers kiezen door de mensen die erdoor worden aangestuurd.

Stap 3. Adapt to the Future workforce

Schoolverlaters en jong volwassenen tot ca. 35 jaar worden millennials genoemd. Ze blijken uit diverse onderzoeken weinig betrokken in organisaties. Jonge mensen dan maar niet aannemen? Integendeel! Millennials hechten waarde aan bedrijven met een duidelijke missie en purpose. Zie ook punt 1. Mis je dat als bedrijf, dan zullen millennials zich minder betrokken voelen en snel weer vertrekken. Hoe je ze bindt? Volgens schrijver Daniel Pink zijn er 3 eigenschappen nodig in je organisatie die zorgen voor verhoogd werkgeluk: Purpose is de eerste. Ook Vakmanschap hoort daarbij, met de ruimte die je krijgt om je verder te bekwamen. En Autonomie: ondersteunen en stimuleren dat mensen hun eigen keuzes maken en bijdragen aan het geheel.

Stap 4. Create a network of autonomous teams

In een traditionele bedrijfsstructuur worden mensen in teams aangestuurd van bovenaf. Als je de switch maakt naar zelfsturende teams krijg je samen al meer voor elkaar en hoef je met minder mensen van bovenaf deze teams aan te sturen. Vaak is dit alleen de eigenaar of zijn het de managing partners. Elk team functioneert verder als een klein bedrijfje. Maar pas op, ook binnen die teams ontstaan weer rigide structuren. De next step die gemaakt moet worden is een zelfsturende organisatie, waarbij eigenaar, managers en partners onderdeel worden van die teams en ook met andere teams onderling gaan samenwerken en uitwisselen: het zogeheten team van teams.

Stap 5. Redesign your Organization

In de onderstaande video zien hoe wij ons gedragen als we in een groep belanden. We adopteren de gewoonten van de groep, zonder af te vragen waarom.

Het kan daarom goed zijn om eens stil te staan bij wat je als bedrijf doet en waarom je dat doet. Vervolgens kun je daar veranderingen in aanbrengen en mensen die nieuwe werkwijze laten gebruiken en overnemen van elkaar. Je zult echter eerst moeten ‘ontleren’. Dat wat je altijd deed, moet je afleren en jezelf en je mensen dwingen dat op een andere manier te doen die beter werkt. Dat kunnen kleine veranderingen zijn of hele grote. Je kunt ze ineens doorvoeren, per afdeling of in kleinere stapjes en daarvan leren.

Stap 6. Prototype and scale

Tot slot: ga aan de slag met concrete stappen. Stappen om eerst jezelf wat dingen af te leren. Zoals ‘Stop een maandje met vergaderen’. Zo kom je erachter in welke meetings je gemist wordt en welke meetings dus nog echt van belang zijn. Of meer in teamverband: ‘Welke procedures kunnen we schrappen of vereenvoudigen?’ Soms doe je werk omdat het nu eenmaal de procedure is. Waarom? Wat doe je er vervolgens mee? Kun je daar al moeilijk antwoord op geven, dan is het tijd om te beginnen met schrappen.

Moderniseren van je IT

Heb je eenmaal je cultuur op orde, dan is het ook de flexibiliteit van techniek die zorgt voor een geslaagde transformatie naar het moderniseren van je organisatie.

William Janssen is technologie-expert en geeft een lesje moderne techniek. Over DevOps, Containerization en MicroServices.

DevOps

Hoewel de naam anders doet vermoeden, is de term DevOps ontstaan in België aan het einde van het vorige decennium, als gevolg van de zogenaamde ‘DevOps-days’. Dat waren dagen waarop development-teams op dezelfde vloer werkten als de engineers die de hardware en infrastructuur beheerden. Dat werd gedaan om ontwikkeling en beheer beter op elkaar af te stemmen.

Vroeger waren IT-afdelingen met fysieke servers kopen, installeren, configureren en beheren. Later werd dat virtualisatie op machines en nog een stap verder in het moderniseren kwam de cloudoplossing. Met de komst van nieuwe technologieën zoals containers en microservices krijgen developers meer te maken met de operations-kant van hun vak, terwijl ook van de engineers meer coding-skills worden verwacht. Beide disciplines zijn sterker afhankelijk van elkaar geworden en het is daarom anno nu een meer dan logische zet om ze als een multidisciplinair team samen te laten werken.

Containertechnologie

Sinds enkele jaren is containertechnologie een trendwoord in IT-land. Maar nieuw is het niet. We kennen het al sinds 1982. Dankzij goede cloudoplossingen van onder ander Amazon, Microsoft, IBM en Google wordt het nu veelvuldig toegepast bij de ontwikkeling van nieuwe applicaties.

Containers zijn applicatiepakketjes die alles bevatten wat de applicatie nodig heeft om te kunnen functioneren. Het voordeel is dat je meerdere pakketjes op een server binnen een besturingssysteem kan draaien en je ze ook eenvoudiger verplaatst naar andere servers. Bekende technieken voor werken met containerisatie zijn Docker en Kubernetes.

Je bent als DevOps engineer of developer veel flexibeler met applicaties in containers, al vraagt het ook meer van je expertise: waar voorheen in één logbestand van de server vermeldt stond hoe een proces is verlopen, heb je nu te maken met meerdere, misschien wel tientallen of honderden containers waarin je dat moet achterhalen.

Microservices

Met het gemak en de voordelen van containers komt ook de volgende vraag om de hoek kijken: hoe kan het nog flexibeler, beter, veiliger en sneller? Daarvoor zul je applicaties moeten opsplitsen in losse services. De zogeheten microservices. Dankzij microservices kun je echt op serviceniveau onafhankelijk van elkaar ontwikkelen, testen, deployen en meerdere versies van je applicatie naast elkaar draaien.

Om op serviceniveau te ontwikkelen, waarbij elk team aan een specifieke service werkt, vraagt wel om een andere aanpak dan we gewend zijn. Je zult veel meer afspraken moeten maken over wie, wat, waar en wanneer doet. Daarbij komt dat je veel meer tot in detail moet testen en zal er meer code geschreven worden om die flexibiliteit op de langere termijn te kunnen benutten.

De uitdaging: Microservices de praktijk

Aan de hand van een celkern kunnen we laten zien hoe je met microservices in de praktijk werkt, als team. Kinderlijk eenvoudig en verhelderend aan de hand van en tekening.

De service die je ontwikkelt is de celkern. Het team is vrij om daarin de techniek te kiezen. Bij microservices is de ontwikkeltaal (PHP, Java, Node.js) niet meer afhankelijk van de server waarop het draait, al zal in de praktijk wel aan het team worden gevraagd om aan een bepaalde taal vast te houden.

Om die celkern ligt het membraan dat bestaat uit afspraken, koppelingen met API’s, toegangscontrole (wie of welk systeem heeft waartoe toegang), deploymentwijze, instellingen voor de juiste monitoring en logging.

Alle celletjes met membraantjes moeten vervolgens met elkaar passen in de liveomgeving. Hoewel developers veel operationele taken op zich nemen als ze in microservicesarchitectuur ontwikkelen, blijft het de taak van de DevOps engineer om dat ‘aquarium’ te leveren, configureren en beheren.

Wil je ook beginnen met microservices voor jouw organisatie om te moderniseren? Begin niet zomaar te bouwen. William adviseert te beginnen met een monoliet, gewoon je applicatie zoals je dat nu hebt, maar dan verpakt als container. Daar win je al flexibiliteit mee. Als daarin onderdelen vernieuwd of vervangen moeten worden, denk er dan eens aan om dat te benaderen als microservice en bouw op die manier je microservicearchitectuur verder uit.