Als je geen baas hebt, zoals wij bij Enrise, dan is er niemand die de knoop doorhakt. Ook niet bij besluiten die heel belangrijk zijn. Hoe bereik je dan toch overeenstemming, als je het niet (meteen) met elkaar eens bent? Dit is de vraag die ik het allervaakst krijg als ik vertel dat Enrise zelfsturend is. Je ziet de error message in de ogen. Je hoort de hersens kraken. Toch kan het!
Of je nou geïnteresseerd bent in zelfsturing of niet, het is altijd de moeite waard om transparant te maken hoe je besluiten neemt en welke afwegingen je daarbij minimaal wilt maken. Enrise is het eerste bedrijf waar ik gewerkt heb, waar zoiets echt bestaat en gebeurt. Daar ben ik zo trots op, dat ik je graag uitleg hoe we dit doen. Het begint allemaal met het aanmoedigen van initiatief.
Cruciaal uitgangspunt: wij belonen initiatiefnemers
Afwijken van je routine kost energie. En energieverspilling is iets waar elke verstandige levensvorm een gloeiende hekel aan heeft. Daarom heeft degene die een verandering voorstelt, normaal gesproken de ‘bewijslast’: hij of zij moet bewijzen dat de verandering voordeel oplevert. Helaas is de mens dus biologisch ontworpen om te zondigen tegen Agile-waarde #4: inspelen op verandering gaat boven het volgen van een plan. Dit is enorm demotiverend voor iedereen die goede ideeën heeft. In organisaties is het schadelijk voor de innovatiekracht en wendbaarheid.
Wij draaien het om en leggen de bewijslast bij de tegenstanders, de bezwaarmakers. We noemen dat ‘bezwaren toetsen’, en we doen het in een speciale vergadering over het voorstel, council geheten.
Biased towards change
Zo’n council bestaat uit een aantal rondes en wordt geleid door een council facilitator. Na de presentatie van het voorstel, een vragenronde en een reactieronde, mag iedereen die bezwaar heeft tegen het voorstel dat kenbaar maken in de bezwarenronde. De facilitator heeft de taak om elk bezwaar met behulp van een stromenschema te toetsen op geldigheid. Dit toetsingsmodel is, ik weet niet hoe ik het in het Nederlands moet zeggen, biased towards change.
Verandering kost moeite. Daarom belonen wij degene die moeite doet om ons te helpen verbeteren. Dus als jij een goed idee hebt, en je werkt het netjes uit, je stelt iedereen op de hoogte en je nodigt ons allemaal uit voor een council, dan hebben wij een mooi lijstje argumenten waarmee we jouw initiatief NIET zullen lastigvallen.
Ongeldig argument #1: “Je voorstel is niet nodig”
Een klassieker onder de motivatiemoordenaars: “Ik heb geen probleem DUS het kan niet beter.”
Daarop antwoorden wij bij Enrise: “Prachtig voor je dat je geen probleem ervaart, maar je collega probeert het voor ons nóg beter te maken. Als je wilt uitleggen hoe dit voorstel onze situatie juist slechter maakt, dan zijn we een en al oor. Want achteruit wil niemand.” Dit is trouwens nog een cruciaal principe in onze besluitvorming: iets nieuws proberen dat niet beter maar ook niet slechter blijkt te zijn is WINST.
Nul vooruitgang is ook vooruitgang
Ongeldig argument #2: “Je voorstel is incompleet”
Een voorstel waarin iets belangrijks over het hoofd is gezien, kunnen we meestal prima doorvoeren, eventueel met een aanvulling. Je krijgt als initiatiefnemer tijdens de council de gelegenheid om zo’n aanvulling in je voorstel te verwerken. Maar dat iets incompleet is, betekent niet dat we slechter af zijn als we het invoeren. Pas als iemand hard kan maken dat we erop achteruit gaan, vinden wij dat een (voorlopig) steekhoudend argument. Soms heeft dit argument trouwens een andere verschijningsvorm, namelijk “Je voorstel gaat niet ver genoeg”.
“Prima,” zeggen we dan bij Enrise, “daarmee onderschrijf je dat het voorstel een stap in de goede richting is, en we zien jouw voorstel om nóg verder te verbeteren graag tegemoet in een volgende council, die jij organiseert.”
Dat bedoelen we allerminst cynisch! Want als jij daar dan eenmaal staat om jouw voorstel te presenteren, stellen we jou net zo goed in het voordeel.
Ongeldig argument #3: “Ik maak me zorgen over iets anders dan je voorstel…”
Soms is het iemands stokpaardje, het kan een teken zijn van grote stress in de organisatie óf een geldig argument in een ongeldig jasje: zorgen die blijven bestaan of het voorstel nou wordt aangenomen of niet. Zorgen die er al waren, tellen NIET mee als argument tegen een voorstel van je collega. We kunnen wel verkennen wat de relatie precies is. Misschien gebruikt het voorstel schaarse middelen (tijd, geld) die volgens jou nodig zijn om iets anders te doen? Daar zit misschien wat in. De facilitator van de council leidt je in dat geval door naar de volgende vragen.
Ongeldig argument #4: “Je voorstel leidt misschien tot verslechtering, als X of Y gebeurt”
We schieten een voorstel NIET af op hypothetische scenario’s. Wat we natuurlijk wél doen, is vooruitdenken en anticiperen. Soms is een gebeurtenis die we verwachten maar niet helemaal zelf in de hand hebben, bepalend voor de zinnigheid van een voorstel. Stel: je wilt met jouw voorstel een werkgroepje oprichten om een deel van het kantoor opnieuw in te richten. Iedereen ziet het voordeel, maar wat als we die grote klant binnenhalen en het veel drukker krijgen, en misschien wel meer mensen moeten aannemen? Misschien hebben we dat deel van het kantoor wel voor iets anders nodig? Misschien kunnen we de klus dan niet afmaken.
Wat als, wat als, wat als…? Dit zijn zinnige vragen, maar we gaan toch echt geen voorstel afschieten op basis van hypothetische scenario’s. Dus stellen we een wedervraag: “Is het veilig genoeg om het te proberen, wetende dat we altijd kunnen bijsturen?” Zo ja, dan is deze ‘wat-als’ ongeldig als argument. Is het voorstel echt te risicovol en onomkeerbaar? Dan heb je als bezwaarmaker (voorlopig) een punt en leidt de facilitator je door naar de volgende vraag.
Ongeldig argument #5: “Je voorstel heeft nadelige gevolgen voor iemand anders dan ik”
Je kunt alleen bezwaar maken voor jezelf of als afgevaardigde van je eigen team. Elk bezwaar dat je maakt voor iemand anders, sneuvelt in het toetsingsmodel. We noemen dit de NIVEA-check: Niet Invullen Voor Een Ander. Elke Enriser is namelijk als professional mans genoeg om zijn of haar eigen belangen te behartigen, en dat respecteer je. En mocht je eraan twijfelen of je collega wel goed voor zichzelf opkomt, dan ga je met hem of haar in gesprek, maar niet als onderdeel van een council. Ask first, judge later.
En wat nu als je zelf niet aanwezig kunt zijn bij een council? Dan mag je zelf iemand kiezen om jou te vertegenwoordigen. Diegene maakt dat tijdens de council kenbaar en we vertrouwen erop dat dit helemaal goed gaat.
Elke Enriser is als professional mans genoeg om zijn of haar eigen belangen te behartigen, en dat respecteer je. NIVEA!
Bezwaren die wél geldig zijn
Nu we weten waarop initiatieven bij ons NIET sneuvelen, is het natuurlijk ook goed om stil te staan bij bezwaren die absoluut WEL geldig zijn. Het allerbelangrijkste, onontkoombare punt is dat we ons moeten houden aan de zogeheten Enrise boundaries: we behalen een (bepaalde) winstmarge, we komen onze statutaire verplichtingen na en we houden ons aan de wet. Is een voorstel strijdig met een van die drie punten, dan gaat het feest niet door. Maar er is nog een speciaal argument dat ik wil uitlichten.
VGNG: Voelt Gewoon Niet Goed
Een vervelend onderbuikgevoel is een bezwaar dat gehoord wil worden, maar nog niet in woorden gevat is. Soms is dat ook werkelijk lastig, en ons proces houdt daar rekening mee. Althans, we hebben er recent veel aandacht aan besteed om extra ruimte in te bouwen voor ‘lastige’ bezwaren. We maken de council facilitator expliciet verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat iedereen die iets kwijt wil, zich uit kan spreken. Het is dus prima om je hand op te steken en te zeggen “Voelt Gewoon Niet Goed,” ook als je nog niet precies onder woorden kan brengen waarom.
Een VGNG is een belangrijke taak voor de council facilitator. Die helpt het bezwaar onder woorden te brengen, bijvoorbeeld door open vragen te stellen. Vaak is het zelfs al genoeg om even ruimte en rust te creëren zodat degene die het bezwaar heeft, zijn eigen gedachten kan horen zonder dat er doorheen gepraat wordt. Sommige bezwaren zijn nu eenmaal wat lastiger te formuleren, zeker als ze met emotie gepaard gaan. Het zou zonde (gewoon stom) zijn om haast te laten prevaleren boven mogelijk belangrijke en geldige bezwaren, en daarom is VGNG de moeite waard om gehoord te worden. Uiteindelijk is er natuurlijk wel een concreet bezwaar nodig om een voorstel tegen te houden. Maar door een VGNG serieus te nemen tijdens de council en dan scherp te luisteren, weten we dat we ook eventuele lastige bezwaren in de gaten hebben.
Veranderenergie
Verandering vraagt energie. Je weet niet van tevoren hoe die energie zich aandient, of bij wie. Bij Enrise heeft iedereen de vrijheid om zijn of haar veranderenergie in echte vooruitgang om te zetten. Dat is voor ons dan ook de grootst mogelijke beloning. Stel je voor dat we zouden afwachten tot één baas een keer de geest kreeg – dat zou pas energieverspilling zijn!
