6 onmisbare handvatten voor een goed feedbackgesprek

Het begint met emotie

Hoe weet je dat je aan de beurt bent om feedback te geven? Als je een heftige emotie ervaart. Misschien heb je geleerd dat het in een zakelijke omgeving verkeerd is om ‘emotioneel’ te zijn. Maar ‘emotioneel’ omvat zoveel meer dan tranen. Wat te denken van rollen met je ogen, hard praten, op je strepen staan, met de vuist op tafel slaan? Als blikken konden doden… Ook als je denkt dat je professioneel bezig bent en je jouw emoties voor je houdt, dan merken anderen dat echt wel. Nee, professioneel bezig zijn is niet het verbergen van je emoties maar ze te zien als een belangrijk signaal en er over te praten.

Dus als jij merkt dat je…

• Niet kunt stoppen met nadenken over dat ene voorval, of
• Met lichaamstaal signalen uitzendt zonder dat jij dat wilt, of
• Je niet prettig voelt en denkt dat dat aan het gedrag van een persoon ligt…

Dán weet je dat het tijd is om iemand van feedback te voorzien. Je bent aan de beurt. Zet vooraf de volgende zaken alvast voor jezelf op een rij en nodig de ander uit om even te praten. Ga ervan uit dat jullie de volgende stappen sámen gaan zetten.

Wederzijds begrip over de handeling

Wat precíes deed de ander, waardoor jij deze emotie kreeg? Let op: er zit altijd een tussenstap tussen andermans handeling en jouw emotie, en dat zijn jouw gedachten. Benoem dus ook welke gedachten je had bij deze daad. Het belangrijkste bij deze stap is dat het volkomen duidelijk was over welke situatie en welke handeling dit gesprek gaat. Daarmee voorkom je dat er van alles en nog wat bij gehaald wordt. Blijf daar dan ook scherp op.

Wederzijds begrip over de impact die deze handeling had

Kom je in een tsunami van vervelende gedachten terecht? STOP! Noem ze niet allemaal. Het feit dat je de gedachtentsunami ervoer, is voldoende omschrijving van impact. Probeer je reactie zo goed mogelijk te omschrijven en ga de emotie niet uit de weg. Was je boos, benoem dat dan. Klapte je dicht, was je energie weg, werd je verdrietig of moedeloos? Besteed veel, de meeste aandacht aan deze stap. Je zult zien dat als je de emotie beetpakt en zo goed mogelijk omschrijft, het gevoel direct minder heftig wordt. Als een overkokende pan soep waar je het deksel even van optilt.

Wederzijds begrip over elkaars intenties

Heel waarschijnlijk is de ander er niet op uit geweest om jou te stangen. Ga uit van goede intenties. Kun je dat niet voordat je aan het gesprek begint, dan is het beter om hulp te vragen aan iemand anders. Denk hier echter niet te licht over. Het is altijd beter om mét iemand te praten dan óver iemand. Maar toch. Als jij ergens mee zit en je vertrouwt de ander niet genoeg om dat met hem/haar zelf te bespreken, is het beter om óver iemand te praten en je te laten helpen, dan om te zwijgen. Ga je het gesprek aan en maak je de eerste twee stappen helemaal duidelijk, dan zal de ander je hoogstwaarschijnlijk vertellen dat het niet de bedoeling was om jou te kwetsen. Zorg dat je helder krijgt wat dan wél de bedoeling was.

Een ‘sorry’

Sorry zeggen werkt echt. Het is de erkenning dat de gevoelens van een ander voor jou belangrijk zijn, en dat jij een vervelend gevoel krijgt als je inziet dat je een ander pijn hebt gedaan. Dat maakt dat je elkaar weer als gelijken kunt zien. Durf daarom de ander te vragen om een sorry. Een gemeende sorry. Wees niet verbaasd als je met een rotgevoel blijft zitten als jullie deze stap overslaan. En krijg jij zelf kritiek, zeg dan sorry, en meen het. Als je het niet meent, vraag dan net zolang door over de voorgaande stappen totdat je het wel meent.

Wederzijds vertrouwen dat dit beter zal gaan

Niets is zo frustrerend als de moeite nemen om een feedbackgesprek aan te gaan, en deze laatste stap te laten liggen. Voor beide kanten! Maak samen duidelijk hoe jullie de volgende keer gaan handelen zodat dezelfde situatie niet nog een keer voorkomt. Wees als feedbackgever bereid zelf ook actie te ondernemen. Zorg dat je tot een afspraak komt die je het vertrouwen geeft dat je niet nogmaals met een negatieve emotie komt te zitten. Als je dat vertrouwen niet hebt na het bespreken van deze stap, wees daar dan eerlijk over en probeer het opnieuw. Lukt het echt niet, sluit dan het gesprek af en ga bij jezelf na: hoe voel ik me hier nú over? Bekijk of je wederom aan de beurt bent om feedback te geven. Is dat zo, en twijfel je nu over de intenties bij stap drie, schakel dan hulp in.

Feedback geven en krijgen mag dan spannend zijn, het wordt gemakkelijker naarmate je het vaker doet. Vind jij het toch nog een brug te ver met die ene collega of over dit ene onderwerp, accepteer dan dat je hierin lerende bent en wees niet bang om om hulp te vragen. En just do it! Bij Enrise leren we hierin elke dag. Dat is in elk geval het allermooiste aan werken in een zelfsturende organisatie: alleen jij stuurt jezelf naar een goede relatie met je collega’s!