De symfonie van software: de digitale transformatie van Muziekschool Amersfoort

Een muziekschool is een complexe symfonie van instrumenten, studenten, docenten, locaties en nog veel meer. Maar hoe dirigeer je zodat iedereen de noten op het juiste moment speelt? Voor Muziekschool Amersfoort een uitdaging die zij ons toevertrouwden met als resultaat ons meest recente project: op maat gemaakte planning software voor de muziekschool.

Hoe het allemaal begon

Veel handwerk, een inconsistent facturatieproces en een niet efficiënte planning vormden uitdagingen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit leidde tot vertragingen en mogelijke verschillen tussen gefactureerde uren van docenten en leerlingen. Ofwel, een arbeidsintensief proces dat bovendien de groeiplannen van de muziekschool remde.

Tijdens de Discovery Phase hebben we verschillende onderzoeken uitgevoerd. We hebben de huidige workflows geanalyseerd en specifieke behoeften in kaart gebracht. Deze behoeften omvatten onder meer een gestroomlijnde planning, beter facturatieproces en een flexibel docentenoverzicht. Daarnaast hebben we uitgebreid onderzoek gedaan naar bestaande pakketten en mogelijke oplossingen. Helaas voldeed geen van de onderzochte oplossingen aan de vereisten van Muziekschool Amersfoort. Veel van de beschikbare systemen waren te complex of zouden te veel van de tijd en energie van de docenten kosten. Dit leidde tot de conclusie dat een op maat gemaakte oplossing noodzakelijk was om aan deze specifieke behoeften van Muziekschool Amersfoort te voldoen.

Wat we hebben gerealiseerd

Na de Discovery Phase hebben we een op maat gemaakte planning software ontwikkeld die de dagelijkse bedrijfsvoering van de muziekschool stroomlijnt. De software stuurt de volledige lesplanning aan: van het coördineren van de eerste proefles tot het beheren van complexe lessenreeksen, rekening houdend met jaarroosters, lessoorten, locatievoorkeuren en docent beschikbaarheid. De tool bevat ook een docentenoverzicht waar docenten hun agenda kunnen beheren en aanpassen naar wens. Ondanks de aarzeling om af te wijken van het vertrouwde ontwerp van de agenda, zijn ze nu erg tevreden met de door ons voorgestelde en eenvoudige interface. Soms is een beetje durf nodig om tot optimale resultaten te komen. 

Extra integraties met boekhoudsoftware en de website, o.a. voor het verwerken van nieuwe aanmeldingen, hebben geleid tot een naadloze gebruikerservaring. De software fungeert verder niet alleen als planningstool, maar ook gedeeltelijk  als een Customer Relationship Management (CRM) systeem en levert daarnaast nuttige statistieken. Deze statistieken geven inzichten in totalen, nieuwe studenten per periode, type abonnementen, gekozen instrumenten en meer. Zo wordt data direct omgezet in bruikbare informatie om beslissingen te ondersteunen.

Tijdens de ontwikkelingsfase was de klant altijd onderdeel van het proces. Dagelijkse stand-ups, wekelijkse refinement sessies en regelmatige betrokkenheid van eindgebruikers zorgden ervoor dat we voortdurend bruikbare feedback ontvingen.

Toen het moment van oplevering van de Minimum Viable Product (MVP) naderde, waren er nog meer wensen. Wat logisch is, want tijdens het ontwikkelen wordt je enthousiast en doe je nieuwe inzichten op. Dit iteratieve proces is ook gewenst, maar uiteindelijk wil je ook snel naar de markt en niet te lang wachten met de lancering. De software is uiteraard flexibel opgezet en met voldoende ruimte voor groei en verbetering op basis van echte feedback uit de praktijk. Zo kunnen we steeds de juiste prioriteiten stellen en inspelen op veranderende behoeften. Daarom adviseren we altijd om zo snel mogelijk live te gaan.

Doorontwikkeling

Terwijl ze op dit moment de waarde van de software valideren en deze voorbereiden voor het nieuwe seizoen, zijn we ook al bezig met het verkennen van mogelijke doorontwikkelingen. Een van de meest interessante nieuwe perspectieven is de mogelijkheid om de software aan te bieden aan andere muziekscholen. Dit opent namelijk een compleet nieuw verdienmodel.